Przejdź do treści
Exmoor Software
EN Wycena

Program pilotażowy · back-office

Zautomatyzuj pracę, którą dziś ktoś wykonuje ręcznie

Nie sprzedajemy „AI". Sprzedajemy mniej przepisywania: mail, który sam staje się ofertą w CRM, PDF, z którego dane same trafiają do ERP, raport, który powstaje bez poniedziałkowego Excela. Z człowiekiem, który akceptuje, zanim cokolwiek wyjdzie na zewnątrz.

System łączy skrzynkę, dokumenty, CRM, ERP i arkusze w jeden nadzorowany proces. Modele AI czytają i klasyfikują, reguły sprawdzają, a workflow przenosi dane między systemami. To, czego AI nie jest pewne, trafia do człowieka, nie do klienta.

Pokaż proces, który chcesz zautomatyzować Zobacz przykład: od maila do oferty →

Wizualizacja koncepcji na danych poglądowych, nie zrzut z działającego systemu.

  • 8 lat na rynku
  • umowa B2B
  • 3 miesiące gwarancji
  • odpowiedź w 24 h

Czy ten system jest dla Ciebie?

Jeśli w Twoim biurze ktoś codziennie robi którąś z tych rzeczy, to jest praca do zautomatyzowania.

  • Ktoś czyta maile z zapytaniami, ocenia je i przepisuje do CRM albo arkusza.
  • Dane z PDF-ów, zamówień i formularzy są przepisywane ręcznie do ERP lub Excela.
  • Oferta powstaje przez kopiowanie poprzedniej i poprawianie liczb, często z błędem.
  • Poniedziałkowy raport dla zarządu składa jedna osoba z trzech systemów.
  • Klient czeka na odpowiedź dwa dni, bo zapytanie musi przejść przez skrzynkę ogólną.
  • Dokumenty trafiają do folderów według tego, kto akurat je otworzył.

Rozwiązanie

AI czyta i proponuje, reguły sprawdzają, człowiek akceptuje

Każdy scenariusz działa tak samo: coś wpada (mail, dokument, zdarzenie w systemie), AI rozpoznaje, co to jest, i wyciąga dane, reguły sprawdzają je ze słownikami i limitami, workflow zapisuje wynik w CRM, ERP albo arkuszu i przygotowuje odpowiedź. Niepewne przypadki idą do człowieka z pytaniem, nie do klienta z błędem.

Zakres pierwszej wersji

Odczytywanie maili

Zapytania, zamówienia, reklamacje i faktury rozpoznawane w skrzynce i kierowane do właściwego scenariusza. Bez ręcznego sortowania.

Klasyfikacja dokumentów

Umowa, faktura, zamówienie, protokół. Dokument trafia do właściwego folderu i systemu z metadanymi, zamiast „do sprawdzenia".

Przepisywanie danych do CRM i ERP

Dane z maila lub dokumentu lądują w polach systemu po walidacji: NIP, kwoty, słowniki, limity. Co nie przejdzie, wraca do człowieka.

Przygotowanie ofert

Na podstawie zapytania, cennika i historii klienta powstaje szkic oferty w szablonie firmy. Handlowiec poprawia i wysyła, nie pisze od zera.

Raporty bez ręcznego składania

Dane z kilku systemów zbierają się same w ustalonym rytmie. Raport przychodzi w poniedziałek rano, zanim ktoś otworzy Excela.

Obsługa zapytań klientów

Odpowiedzi na powtarzalne pytania (status, dokumenty, terminy) przygotowane do akceptacji albo wysłane automatycznie w ramach ustalonych reguł.

Ekstrakcja danych z PDF i Excela

Tabele, pozycje, kwoty i daty z dokumentów w dowolnym układzie. Z progiem pewności i podglądem źródła przy każdej wartości.

Automatyczne uruchamianie workflow

Zdarzenie w jednym systemie uruchamia kroki w innych: nowe zamówienie, przeterminowana płatność, zmiana statusu. Z logiem każdej operacji.

Panel wyjątków

Jedno miejsce, gdzie trafia wszystko, czego AI nie jest pewne. Człowiek decyduje, system uczy się na decyzji.

Dla kogo jest automatyzacja back office

  • Firmy 10-100 osób z działem obsługi, sprzedaży lub administracji

    Usługi B2B, hurtownie, produkcja, agencje. Tam, gdzie kilka osób codziennie przepisuje dane między skrzynką a systemami.

  • Firmy, które mają CRM i ERP, ale ręcznie je karmią

    Systemy są, dane do nich wpisuje człowiek. Automatyzacja ma je połączyć, nie wymienić.

  • Biura rachunkowe i firmy dokumentocentryczne

    Dużo dokumentów przychodzących, powtarzalna klasyfikacja i przepisywanie.

Kiedy to nie ten system

  • Szukasz „chatbota z AI" na stronę. To inna rzecz; piszemy o niej na stronie usług AI.
  • Procesu nie da się opisać regułami, bo każdy przypadek jest inny i wymaga decyzji eksperta. AI nie powinna tych decyzji podejmować.
  • Proces zdarza się kilka razy w miesiącu. Wtedy automatyzacja się nie zwróci i powiemy to wprost.

Co zmienia automatyzacja pracy biurowej

Odpowiedź w minutach, nie w dniach

Zapytanie jest rozpoznane, zapisane i ma szkic odpowiedzi, zanim handlowiec skończy kawę. On tylko akceptuje.

Koniec przepisywania

Dane przechodzą z maila i PDF do systemów po walidacji. Człowiek sprawdza wyjątki, nie wpisuje wszystkiego.

Błędy łapane przed wysyłką

Reguły i próg pewności zatrzymują to, co niepewne. Do klienta wychodzi tylko to, co ktoś zaakceptował.

Wiadomo, co się stało

Log każdej operacji: co weszło, co AI rozpoznało, co zapisano, kto zaakceptował. Bez czarnej skrzynki.

Przykładowy proces

Przykładowy przebieg: od maila do oferty w CRM

Jeden ze scenariuszy pierwszej wersji. Ten sam schemat (wejście, rozpoznanie, dane, wynik, akceptacja) działa dla dokumentów, raportów i zapytań.

  1. 01

    Mail wpada na skrzynkę

    Klient pisze z pytaniem o wycenę trzech produktów. Skrzynka jest obserwowana przez workflow.

  2. 02

    AI rozpoznaje zapytanie

    Model klasyfikuje wiadomość jako zapytanie ofertowe, wyciąga pozycje, ilości i dane klienta. Podaje pewność rozpoznania.

  3. 03

    System pobiera dane

    Z CRM: czy klient istnieje i jakie ma warunki. Z ERP: cennik, stany, historia zamówień.

  4. 04

    Powstaje szkic oferty

    W szablonie firmy, z pozycjami, cenami i warunkami klienta. PDF gotowy do wysyłki, ale jeszcze nie wysłany.

  5. 05

    Zapis w CRM

    Szansa sprzedaży z etapem „oferta", załączonym szkicem i treścią zapytania. Historia kontaktu uzupełniona.

  6. 06

    Handlowiec akceptuje

    Dostaje powiadomienie z podglądem. Wysyła, poprawia albo odrzuca. Jego decyzja trafia do logu i poprawia kolejne szkice.

Karta zapytania: co AI rozpoznało i z jaką pewnością, skąd pobrało dane, co przygotowało. Ostatni krok zawsze należy do człowieka. Wizualizacja koncepcji na danych poglądowych, nie zrzut z działającego systemu.

AI wykonuje określony fragment procesu według reguł, z progiem pewności i logiem operacji. Decyzje o skutkach prawnych, finansowych albo dotyczących ludzi zostają po stronie człowieka. Dane osobowe można maskować przed wysyłką do modeli, a workflow może działać na Twoim serwerze.

Status

Na jakim etapie jest ten system

To program pilotażowy. Zakres opisany na tej stronie to plan pierwszej wersji, a kolejność modułów ustalamy z firmami, które wejdą do pilotażu. Nie pokazujemy zrzutów z produkcji, bo ich jeszcze nie ma. Pokazujemy za to dokładnie, co i w jakiej kolejności powstanie.

Orientacyjne widełki dla dedykowanych systemów znajdziesz w naszym cenniku. Konkretną wycenę pilotażu dostajesz po krótkiej rozmowie. Zobacz cennik

Co dostaje firma w programie pilotażowym

Wpływ na zakres

Pierwsza wersja powstaje wokół Twojego procesu. Moduły, których nie potrzebujesz, nie blokują tych, których potrzebujesz najbardziej.

Warunki ustalane indywidualnie

Nie publikujemy jeszcze cennika. Koszt i model (wdrożenie, abonament albo połączenie obu) ustalamy po rozmowie, na podstawie zakresu i skali.

Dane w Unii Europejskiej

System działa na serwerach w UE albo na Twojej infrastrukturze. Podpisujemy umowę powierzenia danych, jeśli jej potrzebujesz.

Konkretna osoba do kontaktu

Umowa B2B, faktura, trzy miesiące gwarancji po wdrożeniu i jedna osoba, która zna Twój proces od pierwszej rozmowy.

Jak wygląda wejście do pilotażu

  1. 01

    Opisujesz, jak jest dziś

    Formularz na dole strony: jak dziś prowadzicie ten proces, w czym i w jakiej skali. W ciągu 24 godzin odpowiadamy, czy ten system rozwiąże Twój problem i jaki rząd kosztu wchodzi w grę.

  2. 02

    Krótka rozmowa o procesie

    Godzina online. Przechodzimy Twój obecny proces krok po kroku i ustalamy, co ma znaleźć się w pierwszej wersji, a co może poczekać.

  3. 03

    Zakres, termin i warunki

    Dostajesz opis zakresu pierwszej wersji, harmonogram i warunki pilotażu na piśmie. Decydujesz bez presji.

  4. 04

    Budowa i uruchomienie z nadzorem

    Pierwsza wersja powstaje na Twoich danych. Przez pierwsze tygodnie pracujemy razem, potem trzy miesiące gwarancji i opcjonalna opieka.

Najczęstsze pytania

Czym automatyzacja back office różni się od RPA? +

RPA, czyli roboty klikające w ekrany, naśladuje człowieka w interfejsie i psuje się przy każdej zmianie układu okna. My łączymy systemy przez API, pliki i skrzynkę, a modele AI czytają treść maili i dokumentów. Tam, gdzie system nie ma API, też da się wejść, ale mówimy o tym wprost, bo to droższa i mniej stabilna droga.

Czym to się różni od Waszych usług automatyzacji n8n i Make? +

Usługa automatyzacji to pojedyncze workflowy budowane pod konkretny proces. Ten system to gotowa warstwa nad nimi: panel wyjątków, log, próg pewności i scenariusze back-office w jednym miejscu, uruchamiane u kolejnych firm bez budowania od zera. W pilotażu sprawdzamy, czy taka warstwa ma sens.

Czy AI wyśle coś do klienta bez mojej wiedzy? +

Nie, chyba że sam ustawisz taką regułę dla konkretnego, powtarzalnego przypadku. Domyślnie wszystko, co wychodzi na zewnątrz, czeka na akceptację człowieka.

Co z danymi osobowymi i tajemnicą firmy? +

Do modeli trafia tylko to, co jest potrzebne do odczytu, dane osobowe można maskować przed wysyłką. Workflow może działać na Twoim serwerze. Podpisujemy umowę powierzenia, jeśli jej potrzebujesz.

Jak dokładna jest ekstrakcja danych z dokumentów? +

Zależy od dokumentów. Dlatego pilotaż zaczynamy od próbki Twoich prawdziwych plików: mierzymy skuteczność, ustawiamy próg pewności i dopiero potem podłączamy systemy.

Czy to już działa? +

Elementy tak: workflowy tego typu budujemy jako usługę. Jako spójny system z panelem wyjątków i gotowymi scenariuszami powstaje w programie pilotażowym. Zakres na tej stronie to plan pierwszej wersji.

Ile to kosztuje? +

Nie publikujemy jeszcze cennika systemu. Pojedyncze automatyzacje jako usługa zaczynają się od 3 000 zł netto (cennik). Koszt pilotażu systemu ustalamy po rozmowie, na podstawie liczby scenariuszy i integracji.

Zobacz też

Automatyzacje

Automatyzacje AI dla firm

Usługa: pojedyncze workflowy n8n, Make i własny kod. Z kalkulatorem kosztu ręcznej pracy.

Automatyzacje

Przykłady automatyzacji

23 procesy w 5 branżach: dziś, po automatyzacji, co potrzeba.

Narzędzie

Kalkulator kosztu pracy ręcznej

Policz, ile rocznie kosztuje Cię ten proces.

Blog

Agenci AI w małej firmie

Co działa, co jest marketingiem i gdzie postawić granicę.

Pozostałe systemy w pilotażu

CMMS: utrzymanie ruchu

Przestań pilnować przeglądów maszyn w Excelu

Prosty system CMMS dla zakładów produkcyjnych i firm technicznych, które mają 20-500 urządzeń i jedną osobę, która „wie, kiedy co było robione".

NIS2 / KSC: zarządzanie zgodnością

Zarządzaj zgodnością NIS2 i KSC w jednym miejscu

System, który porządkuje obowiązki z NIS2 i ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa: kto za co odpowiada, co jest zrobione, co zaległe i czym to udowodnić. To narzędzie do prowadzenia procesu, nie usługa cyberbezpieczeństwa.

KSeF: obieg faktur kosztowych

KSeF dostarcza fakturę. My przeprowadzamy ją przez całą firmę

To nie jest kolejny program do wystawiania faktur. To system, który zajmuje się fakturą kosztową od chwili, gdy spłynie z KSeF, do chwili, gdy zaakceptowana trafi do księgowości i ERP.

Planowanie produkcji

Plan produkcji bez Excela i ręcznego przekładania zleceń

Prosty planer dla zakładów, które nie potrzebują pełnego MES ani modułu APS z dużego ERP, ale wyrosły z arkusza, w którym jedna osoba co rano przestawia zlecenia ręcznie.

Wszystkie systemy w pilotażu →

Program pilotażowy

Opisz, jak dziś to robicie

Kilka pytań zamiast pustego pola. W ciągu 24 godzin napiszemy, czy ten system rozwiąże Twój problem, co proponujemy w pierwszej wersji i jaki rząd kosztu wchodzi w grę. Rozmowę umawiamy dopiero wtedy, gdy to ma sens dla obu stron.

  • Bezpłatnie i bez zobowiązań. Odpowiada człowiek, nie autoresponder.
  • Jeśli gotowe narzędzie z rynku załatwi Twój problem taniej, napiszemy to wprost.
  • Pliki i dane poprosimy dopiero po pierwszej odpowiedzi, zanonimizowane.
office@exmoor.pl +48 500 269 075