Polityka prywatności

Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Exmoor Software z siedzibą w Rurzycy. Kontakt z administratorem możliwy jest pod następującymi danymi:

• Exmoor Software
• NIP: 8561889653
• ul. Sosnowa 3, 72-123 Rurzyca
• E-mail: office@exmoor.pl
• Tel.: (+48) 500-269-075

Jakie dane zbieramy

Zbieramy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia naszych usług:

• Dane z formularza kontaktowego (imię, adres e-mail, treść wiadomości)
• Dane zbierane automatycznie przez pliki cookies
• Dane analityczne dotyczące korzystania ze strony (tylko za Twoją zgodą)
• Treść rozmowy z asystentem AI oraz dane podane dobrowolnie przy przekazaniu podsumowania rozmowy (imię, adres e-mail, opcjonalnie telefon)

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego i podjęcie działań przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji).
• Marketing bezpośredni (np. przesłanie oferty) — na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Analiza statystyczna ruchu na stronie — na podstawie zgody na pliki cookies analityczne, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze (np. podatkowych) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Obsługa rozmowy z asystentem AI na stronie, w tym udzielanie odpowiedzi o naszych usługach — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań), a w zakresie przekazania podsumowania rozmowy do Exmoor — art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. b RODO (zgoda i działania przed zawarciem umowy).
• Poprawa jakości i bezpieczeństwa asystenta AI (analiza zapisów rozmów po usunięciu danych kontaktowych) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Asystent AI na stronie

Na stronie działa asystent AI, który odpowiada na pytania o naszą ofertę. Rozmowa z nim jest dobrowolna, a korzystanie ze strony jej nie wymaga. Zasady, które stosujemy:

• Prosimy nie podawać w oknie czatu danych wrażliwych ani informacji poufnych. Do przekazania danych kontaktowych służy osobny formularz w oknie czatu, opatrzony zgodą.
• Treść wiadomości jest przekazywana do dostawcy modelu językowego (OpenAI Ireland Ltd. oraz OpenAI, L.L.C., USA) wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi. Zapisywanie rozmów po stronie dostawcy jest wyłączone, a treść nie służy do trenowania modeli.
• Wiąże się to z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
• Historia rozmowy przechowywana jest w pamięci serwera przez maksymalnie 30 minut od ostatniej wiadomości, a następnie usuwana.
• Zapisujemy przebieg rozmowy (Twoje wiadomości i odpowiedzi asystenta). Przed zapisem automatycznie usuwamy z treści dane o rozpoznawalnym formacie: adresy e-mail (także zapisane opisowo), numery telefonu, numery NIP i numery kont bankowych.
• Ta filtracja jest zabezpieczeniem, a NIE anonimizacją. Jeśli w rozmowie sam podasz imię, nazwisko, nazwę firmy, miasto czy inne szczegóły, zostaną one zapisane - automat ich nie rozpozna. Dlatego prosimy, żeby nie wpisywać w czacie danych, których nie chcesz nam przekazać. Te same informacje uzyskasz przez formularz kontaktowy lub telefonicznie.
• Robimy to w trzech celach: diagnostyki awarii, audytu poprawności odpowiedzi (sprawdzamy, czy asystent nie wprowadza klientów w błąd) oraz dostrajania jego instrukcji i bazy wiedzy. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Zapis rozmowy przechowujemy przez 90 dni, a następnie usuwamy automatycznie. Nie przekazujemy tych zapisów do trenowania modeli dostawcy ani żadnych modeli zewnętrznych.
• Masz prawo wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania oraz żądać usunięcia zapisu swojej rozmowy - napisz na office@exmoor.pl. Rozmowy nie są powiązane z Twoimi danymi, więc żeby odnaleźć konkretny zapis, potrzebujemy przybliżonej daty i tematu rozmowy. Niezależnie od tego zapis usuwa się sam po 90 dniach.
• Podsumowanie rozmowy trafia na naszą skrzynkę wyłącznie wtedy, gdy samodzielnie wypełnisz formularz i zaznaczysz zgodę. Asystent nie wysyła niczego z własnej inicjatywy.
• Odpowiedzi asystenta mają charakter informacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Okres przechowywania danych

Dane z formularza kontaktowego przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi zapytania i ewentualnej dalszej współpracy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa (np. dla celów podatkowych i dochodzenia roszczeń). Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania.

Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być powierzane zaufanym podmiotom wspierającym nas technicznie i organizacyjnie (m.in. dostawca hostingu i poczty, narzędzia analityczne, dostawca modelu językowego obsługującego asystenta AI), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów i na podstawie umów powierzenia przetwarzania. Nie sprzedajemy Twoich danych. Korzystanie z narzędzi takich jak Google Analytics może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń.

Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych
• Prawo do sprostowania danych
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
• Prawo do ograniczenia przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania
• Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia)
• Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Pliki cookies i analityka

Strona korzysta z plików cookies. Cookies niezbędne działają zawsze, a cookies analityczne uruchamiamy dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze. Szczegółowe zasady opisaliśmy w osobnym dokumencie.

Zobacz Politykę cookies →

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem. Wykorzystujemy szyfrowanie SSL, regularne kopie zapasowe i kontrolę dostępu.

Zmiany w Polityce prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. O wszelkich istotnych zmianach będziemy informować na naszej stronie internetowej.

Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: office@exmoor.pl.