Przejdź do treści
Exmoor Software
EN Wycena

Program pilotażowy · faktury kosztowe

KSeF dostarcza fakturę. My przeprowadzamy ją przez całą firmę

To nie jest kolejny program do wystawiania faktur. To system, który zajmuje się fakturą kosztową od chwili, gdy spłynie z KSeF, do chwili, gdy zaakceptowana trafi do księgowości i ERP.

Automatyczne pobieranie faktur z KSeF, przypisanie do MPK i projektu, skierowanie do właściwej osoby, akceptacja na kilku poziomach z limitami kwotowymi, zastępstwa na czas urlopu, komentarze i załączniki, eksport do ERP i pełny ślad każdej decyzji.

Dołącz do programu pilotażowego Zobacz przykładowy obieg faktury →

Wizualizacja koncepcji na danych poglądowych, nie zrzut z działającego systemu.

  • 8 lat na rynku
  • umowa B2B
  • 3 miesiące gwarancji
  • odpowiedź w 24 h

Czy ten system jest dla Ciebie?

KSeF rozwiązał problem dostarczenia faktury. To, co dzieje się z nią potem, nadal wygląda w wielu firmach tak:

  • Faktury z KSeF ktoś pobiera i rozsyła mailem do osób, które mają je „sprawdzić".
  • Akceptacja to odpowiedź „ok" w mailu albo podpis na wydruku, a potem szukanie, kto właściwie zatwierdził.
  • MPK i projekt dopisuje księgowa na podstawie domysłów albo telefonu do kierownika.
  • Gdy osoba akceptująca jest na urlopie, faktury czekają, a terminy płatności mijają.
  • Nikt nie wie, ile faktur jest „w obiegu" i na kim utknęły.
  • Księgowość przepisuje zaakceptowane faktury do ERP ręcznie, drugi raz.

Rozwiązanie

Akceptacja faktur kosztowych, która sama wie, do kogo iść

System pobiera fakturę z KSeF i na podstawie reguł (dostawca, kwota, MPK, projekt) kieruje ją do właściwej osoby. Akceptacja odbywa się w systemie, z limitami kwotowymi i zastępstwami. Każda decyzja jest zapisana z czasem i osobą. Zaakceptowana faktura trafia do ERP bez przepisywania.

Zakres pierwszej wersji

Automatyczne pobieranie z KSeF

Faktury kosztowe pojawiają się w systemie same, z pełnymi danymi ustrukturyzowanymi. Bez PDF-ów w mailu i bez ręcznego pobierania.

MPK, projekt, kategoria

Dekretacja wstępna z reguł: ten dostawca zwykle idzie na ten MPK. Osoba merytoryczna poprawia, jeśli trzeba, zamiast wpisywać od zera.

Routing do właściwej osoby

Reguły kierują fakturę do kierownika działu, projektu albo lokalizacji. Faktura nie czeka w skrzynce ogólnej.

Akceptacja wielopoziomowa

Ścieżki zależne od kwoty i MPK: jedna osoba do 5 000 zł, dwie powyżej, dyrektor powyżej 50 000 zł. Limity ustawiasz sam.

Zastępstwa

Urlop albo choroba: faktury idą do zastępcy automatycznie, a historia pokazuje, kto zaakceptował w zastępstwie.

Komentarze i załączniki

Pytanie do faktury zostaje przy fakturze, nie w osobnym mailu. Protokół odbioru, zamówienie, umowa jako załączniki.

Eksport i integracja z ERP

Zaakceptowana faktura trafia do systemu księgowego przez API albo plik importu, z MPK i decyzjami. Bez drugiego przepisywania.

Pełny ślad decyzji

Kto, kiedy, co zmienił i co zaakceptował. Historia faktury gotowa dla biegłego rewidenta i kontroli.

Widok „gdzie utknęło"

Lista faktur w obiegu z czasem oczekiwania na każdej osobie. Przypomnienia, zanim minie termin płatności.

Dla kogo jest elektroniczny obieg faktur kosztowych

  • Firmy z kilkoma osobami akceptującymi koszty

    Kilka działów, projektów albo lokalizacji i faktury, które muszą przejść przez konkretne ręce, zanim trafią do księgowości.

  • Firmy projektowe i produkcyjne

    Koszty rozliczane na projekty i MPK, gdzie dekretacja decyduje o marży i raportach.

  • Biura rachunkowe obsługujące takich klientów

    Obieg po stronie klienta, zaakceptowane faktury z kompletem danych po stronie biura.

Kiedy to nie ten system

  • Potrzebujesz programu do wystawiania faktur sprzedażowych i wysyłki do KSeF. Tego tu nie ma; to robi Twój system fakturowania.
  • Faktury akceptuje jedna osoba i jest ich kilkanaście miesięcznie. Wtedy skrzynka w programie księgowym wystarczy.
  • Twój ERP ma już moduł obiegu, którego zespół używa. Lepiej go dostroić niż stawiać drugi obieg obok.

Co zmienia obieg faktur z KSeF zamiast maili

Faktura nie czeka w czyjejś skrzynce

Routing i zastępstwa sprawią, że zawsze jest ktoś, kto może ją zaakceptować. Terminy płatności przestają mijać przez urlop.

Koniec podwójnego przepisywania

Dane z KSeF są ustrukturyzowane od początku. Po akceptacji trafiają do ERP razem z MPK, bez ręcznego wpisywania.

Wiadomo, kto zatwierdził i dlaczego

Każda decyzja z czasem, osobą i komentarzem. Pytanie kontroli albo rewidenta to jedno kliknięcie, nie szukanie w mailach.

Koszty na projektach od razu, nie po miesiącu

Dekretacja dzieje się w obiegu, więc raport kosztów projektu jest aktualny, zanim księgowość zamknie miesiąc.

Przykładowy proces

Przykładowy obieg faktury kosztowej

Od pobrania z KSeF do zapisu w ERP. Tak wygląda podstawowa ścieżka w pierwszej wersji; ścieżki zależne od kwoty i MPK ustawiasz w regułach.

  1. 01

    Faktura spływa z KSeF

    System pobiera ją automatycznie z pełnymi danymi: dostawca, pozycje, kwoty, terminy. Nadaje numer w obiegu.

  2. 02

    Dekretacja wstępna z reguł

    Na podstawie dostawcy i historii system proponuje MPK, projekt i kategorię. Osoba merytoryczna widzi propozycję, nie pusty formularz.

  3. 03

    Akceptacja merytoryczna

    Kierownik działu lub projektu potwierdza, że usługa była wykonana i kwota się zgadza. Może dodać komentarz albo odrzucić z powodem.

  4. 04

    Akceptacja kwotowa

    Powyżej limitu faktura idzie poziom wyżej. Gdy dyrektor jest na urlopie, trafia do zastępcy, a historia to odnotowuje.

  5. 05

    Przekazanie do księgowości

    Księgowa dostaje fakturę z kompletem danych i decyzji. Sprawdza i zatwierdza do księgowania.

  6. 06

    Eksport do ERP i archiwum

    Faktura z dekretacją trafia do systemu księgowego przez API albo plik. Pełna historia zostaje w archiwum obiegu.

Karta faktury w obiegu: skąd przyszła, do jakiego MPK trafiła, kto ją zaakceptował i na kogo czeka. Każdy krok z czasem i osobą. Wizualizacja koncepcji na danych poglądowych, nie zrzut z działającego systemu.

System obsługuje obieg faktury po odebraniu jej z KSeF i nie jest programem do wystawiania faktur ani usługą „wdrożenia KSeF". Terminy i zakres obowiązku KSeF dla Twojej firmy sprawdzisz w naszym bezpłatnym narzędziu.

Status

Na jakim etapie jest ten system

To program pilotażowy. Zakres opisany na tej stronie to plan pierwszej wersji, a kolejność modułów ustalamy z firmami, które wejdą do pilotażu. Nie pokazujemy zrzutów z produkcji, bo ich jeszcze nie ma. Pokazujemy za to dokładnie, co i w jakiej kolejności powstanie.

Orientacyjne widełki dla dedykowanych systemów znajdziesz w naszym cenniku. Konkretną wycenę pilotażu dostajesz po krótkiej rozmowie. Zobacz cennik

Co dostaje firma w programie pilotażowym

Wpływ na zakres

Pierwsza wersja powstaje wokół Twojego procesu. Moduły, których nie potrzebujesz, nie blokują tych, których potrzebujesz najbardziej.

Warunki ustalane indywidualnie

Nie publikujemy jeszcze cennika. Koszt i model (wdrożenie, abonament albo połączenie obu) ustalamy po rozmowie, na podstawie zakresu i skali.

Dane w Unii Europejskiej

System działa na serwerach w UE albo na Twojej infrastrukturze. Podpisujemy umowę powierzenia danych, jeśli jej potrzebujesz.

Konkretna osoba do kontaktu

Umowa B2B, faktura, trzy miesiące gwarancji po wdrożeniu i jedna osoba, która zna Twój proces od pierwszej rozmowy.

Jak wygląda wejście do pilotażu

  1. 01

    Opisujesz, jak jest dziś

    Formularz na dole strony: jak dziś prowadzicie ten proces, w czym i w jakiej skali. W ciągu 24 godzin odpowiadamy, czy ten system rozwiąże Twój problem i jaki rząd kosztu wchodzi w grę.

  2. 02

    Krótka rozmowa o procesie

    Godzina online. Przechodzimy Twój obecny proces krok po kroku i ustalamy, co ma znaleźć się w pierwszej wersji, a co może poczekać.

  3. 03

    Zakres, termin i warunki

    Dostajesz opis zakresu pierwszej wersji, harmonogram i warunki pilotażu na piśmie. Decydujesz bez presji.

  4. 04

    Budowa i uruchomienie z nadzorem

    Pierwsza wersja powstaje na Twoich danych. Przez pierwsze tygodnie pracujemy razem, potem trzy miesiące gwarancji i opcjonalna opieka.

Najczęstsze pytania

Czy akceptacja faktur kosztowych działa na telefonie? +

Tak. Osoba akceptująca dostaje powiadomienie, otwiera kartę faktury w przeglądarce telefonu, widzi pozycje, załączniki i komentarze, i zatwierdza albo odrzuca z powodem. Kierownik na hali albo w delegacji nie blokuje obiegu.

Czy to program do wystawiania faktur? +

Nie. System zajmuje się fakturami kosztowymi po ich odebraniu z KSeF. Faktury sprzedażowe wystawiasz tam, gdzie dziś.

Jak system łączy się z KSeF? +

Przez API KSeF, z uprawnieniami nadanymi przez Twoją firmę w zakresie odczytu faktur zakupowych. Dane pobierane są cyklicznie, bez ręcznej pracy.

Czy zintegrujecie to z naszym ERP? +

Integrację przez API wyceniamy po sprawdzeniu, co udostępnia Twój system. W pierwszej wersji zawsze dostępny jest eksport do pliku w formacie, który Twój ERP importuje.

Czy faktury spoza KSeF (zagraniczne, paragony) też wejdą do obiegu? +

Tak, jako dokumenty dodane ręcznie lub z maila. Przechodzą tę samą ścieżkę akceptacji, tylko dane trzeba wprowadzić, zamiast pobrać z KSeF.

Czy to już działa? +

Powstaje w programie pilotażowym. Zakres na tej stronie to plan pierwszej wersji, którą zbudujemy z pierwszymi firmami. Ścieżki akceptacji ustalimy na Twoim realnym przypadku.

Ile to kosztuje? +

Nie publikujemy jeszcze cennika. Koszt ustalamy po rozmowie, na podstawie liczby faktur, osób akceptujących i integracji. Orientacyjne widełki dla dedykowanych systemów są w naszym cenniku.

Zobacz też

Blog

Jak zorganizować akceptację faktur kosztowych po KSeF

Ścieżki akceptacji, limity kwotowe, zastępstwa i co z fakturami spoza KSeF.

Narzędzie

Terminy KSeF: od kiedy obowiązek

Sprawdź, od kiedy KSeF obowiązuje Twoją firmę.

Narzędzie

Audyt gotowości KSeF

Bezpłatna checklista przygotowania firmy do KSeF.

Automatyzacje

Automatyzacja dokumentów i faktur z AI

Gdy faktury przychodzą jeszcze mailem jako PDF.

Blog

Integracja systemów: ERP, księgowość, e-commerce

Jak łączyć systemy, żeby dane nie były przepisywane.

Pozostałe systemy w pilotażu

CMMS: utrzymanie ruchu

Przestań pilnować przeglądów maszyn w Excelu

Prosty system CMMS dla zakładów produkcyjnych i firm technicznych, które mają 20-500 urządzeń i jedną osobę, która „wie, kiedy co było robione".

NIS2 / KSC: zarządzanie zgodnością

Zarządzaj zgodnością NIS2 i KSC w jednym miejscu

System, który porządkuje obowiązki z NIS2 i ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa: kto za co odpowiada, co jest zrobione, co zaległe i czym to udowodnić. To narzędzie do prowadzenia procesu, nie usługa cyberbezpieczeństwa.

Planowanie produkcji

Plan produkcji bez Excela i ręcznego przekładania zleceń

Prosty planer dla zakładów, które nie potrzebują pełnego MES ani modułu APS z dużego ERP, ale wyrosły z arkusza, w którym jedna osoba co rano przestawia zlecenia ręcznie.

Back-office z AI

Zautomatyzuj pracę, którą dziś ktoś wykonuje ręcznie

Nie sprzedajemy „AI". Sprzedajemy mniej przepisywania: mail, który sam staje się ofertą w CRM, PDF, z którego dane same trafiają do ERP, raport, który powstaje bez poniedziałkowego Excela. Z człowiekiem, który akceptuje, zanim cokolwiek wyjdzie na zewnątrz.

Wszystkie systemy w pilotażu →

Program pilotażowy

Opisz, jak dziś to robicie

Kilka pytań zamiast pustego pola. W ciągu 24 godzin napiszemy, czy ten system rozwiąże Twój problem, co proponujemy w pierwszej wersji i jaki rząd kosztu wchodzi w grę. Rozmowę umawiamy dopiero wtedy, gdy to ma sens dla obu stron.

  • Bezpłatnie i bez zobowiązań. Odpowiada człowiek, nie autoresponder.
  • Jeśli gotowe narzędzie z rynku załatwi Twój problem taniej, napiszemy to wprost.
  • Pliki i dane poprosimy dopiero po pierwszej odpowiedzi, zanonimizowane.
office@exmoor.pl +48 500 269 075