Ile kosztuje dedykowany CRM lub ERP? Cena rozbita na moduły i etapy

„Dedykowany system - od 25 000 zł". Taka pozycja w cenniku niewiele mówi, dopóki nie zobaczysz, z czego ta kwota się składa i co możesz z niej wyciąć na start. Pytanie ile kosztuje dedykowany CRM albo mały ERP ma sensowną odpowiedź dopiero po rozbiciu systemu na moduły i policzeniu każdego z osobna - dokładnie tak, jak robimy to przy prawdziwych wycenach. W tym wpisie znajdziesz widełki per moduł, sensowną kolejność wdrażania i rachunek całkowitego kosztu na 3 lata w porównaniu z abonamentem płaconym od użytkownika.

Ile kosztuje dedykowany CRM? Cena rozbita na moduły

Dedykowany CRM czy mały ERP to w praktyce zestaw klocków. Poniższe kwoty netto to orientacyjne widełki - traktuj je jako punkt odniesienia, nie ofertę:

Prosty CRM z dwoma modułami zamyka się zwykle w okolicach dolnej granicy pakietu dedykowanego, czyli od 25 000 zł. Rozbudowany system z magazynem i integracjami to najczęściej rząd 50 000 - 90 000 zł i więcej.

Co podbija cenę najbardziej?

Cztery pozycje, które potrafią zaskoczyć w wycenie:

• Integracje dwukierunkowe - odczyt danych jest prosty, ale pisanie w obie strony wymaga rozstrzygania konfliktów i obsługi błędów. To potrafi podwoić koszt integracji.
• Migracja danych - przeniesienie i wyczyszczenie lat historii z Excela albo starego systemu to często osobny mini-projekt.
• Wersja mobilna - aplikacja dla ekipy w terenie to dodatkowy interfejs, który trzeba zaprojektować i utrzymywać.
• Niestandardowe procesy - im więcej wyjątków w stylu „u nas działa to inaczej", tym więcej analizy i programowania.

Etapowanie: zacznij od MVP z 1-2 modułów

Największy błąd to zamawianie wszystkiego naraz. Rozsądniejsza droga: wybierz proces, który boli najbardziej - zwykle kartoteki plus zlecenia - i uruchom go jako MVP; w typowym scenariuszu to 25 000 - 45 000 zł. Zespół zaczyna pracować w systemie, a kolejne moduły dokładasz etapami, już z wiedzą, czego naprawdę potrzebujecie. Zanim poprosisz o wycenę, spisz procesy w prostej specyfikacji - im konkretniejszy opis, tym węższe widełki. A jeśli wahasz się, czy dedykowany system w ogóle ma sens, przeczytaj, kiedy gotowy CRM przestaje wystarczać.

TCO na 3 lata: system dedykowany kontra abonament per-user

Policzmy na jawnie hipotetycznym przykładzie. Firma ma 12 osób w sprzedaży i obsłudze, a gotowy CRM kosztuje ok. 150 zł miesięcznie od użytkownika: 12 osób x 150 zł x 36 miesięcy daje ok. 65 000 zł w 3 lata - i licznik rośnie z każdą nową osobą. System dedykowany zbudowany za 45 000 zł plus utrzymanie rzędu 15-20% jego wartości rocznie to w tym samym okresie ok. 65 000 - 72 000 zł - bez opłat od użytkownika i z procesami skrojonymi pod firmę. Wniosek: przy kilku stanowiskach gotowiec zwykle wygrywa ceną; im większy zespół i mniej standardowe procesy, tym szybciej rachunek przechyla się na stronę dedykowanego. Szersze widełki cen znajdziesz we wpisie ile kosztuje aplikacja na zamówienie.

Jak porównywać oferty na dedykowany CRM lub ERP?

Dwie wyceny „na system CRM" potrafią różnić się dwukrotnie, bo zawierają co innego. W każdej sprawdź:

• czy cena obejmuje testy, dokumentację i wdrożenie, czy tylko napisanie kodu;
• co umowa mówi o prawach do kodu - licencja albo przeniesienie praw autorskich; oba modele bywają uczciwe, ale musisz wiedzieć, który kupujesz;
• ile kosztuje utrzymanie po starcie i co dokładnie obejmuje;
• czy wykonawca proponuje etapowanie, czy tylko całość za jedną kwotę płatną z góry.

Policz swój system, zanim napiszesz do wykonawcy

Rozbicie na moduły ma jeszcze jedną zaletę: możesz oszacować własny system samodzielnie, zanim wyślesz pierwsze zapytanie. Zaznacz potrzebne moduły w naszym kalkulatorze wyceny - wstępny przedział cenowy zobaczysz od ręki, pierwszą odpowiedź dostaniesz w ciągu 24h, a wiążącą wycenę przygotujemy po krótkiej rozmowie o Twoich procesach. Ogólną orientację w pakietach da Ci też nasz cennik.