Backup danych w firmie: 60-minutowy audyt kopii zapasowych

„Mamy backup" - to zdanie pada w prawie każdej firmie, gdy rozmowa schodzi na dane. Ale kiedy ostatnio ktoś u Ciebie próbował coś z tej kopii odzyskać? Jeśli odpowiedź brzmi „nigdy", nie masz zabezpieczenia, tylko nadzieję. Backup danych w firmie sprawdza się w najgorszym możliwym momencie: po awarii dysku, ataku ransomware albo pomyłce pracownika, który nadpisał ważny plik. Dobra wiadomość: uczciwy audyt kopii zapasowych zrobisz sam, w 60 minut, bez informatyka na etacie. Poniżej dokładny plan, minuta po minucie.

Zasada 3-2-1, czyli backup danych w firmie po ludzku

Cała teoria kopii zapasowych mieści się w jednej regule. Zasada 3-2-1 mówi: trzymaj trzy kopie danych (oryginał i dwie kopie), na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna poza firmą. Po co to rozproszenie? Bo każde pojedyncze miejsce może zawieść: dysk pada, laptop ginie, biuro można zalać, a konto w chmurze przejąć. Typowy scenariusz, który działa: faktury leżą na komputerze księgowej (kopia pierwsza), co noc automatycznie kopiują się na firmowy dysk sieciowy (druga, na innym nośniku), a raz dziennie zaszyfrowana kopia trafia do chmury (trzecia, poza firmą). Jedno zdarzenie - pożar, kradzież, wirus - nie zabiera wtedy wszystkiego naraz.

Co objąć kopią? Miejsca, o których firmy zapominają

Backup to nie tylko folder „Dokumenty". Przejdź po liście i przy każdym punkcie odpowiedz na dwa pytania: gdzie to jest i kto robi kopię?

• Księgowość - baza programu księgowego, faktury, JPK, umowy.
• CRM i system zleceń - historia klientów to często najcenniejsze dane w firmie.
• Dyski wspólne - Google Drive czy OneDrive synchronizują pliki, ale nie chronią przed skasowaniem ani nadpisaniem - potrzebna jest osobna kopia z historią wersji.
• Skrzynki e-mail - ustalenia z klientami bywają warte tyle, co umowy.
• Strona www i aplikacja - pliki, baza danych i konfiguracja serwera.
• Hasła i licencje - bez nich odtwarzanie reszty potrwa tygodnie.

Cztery typowe dziury w firmowych backupach

Te schematy powtarzają się niezależnie od branży:

• Kopia na tym samym dysku co oryginał - jedna awaria zabiera oba naraz.
• Brak wersji - nowa kopia nadpisuje starą, więc błąd zauważony po tygodniu siedzi już we wszystkich kopiach. Trzymaj wersje sprzed kilku dni i tygodni.
• Ransomware szyfruje też backup - jeśli kopia wisi jako zwykły dysk sieciowy, atak zaszyfruje ją razem z resztą. Przynajmniej jedna kopia musi być odłączona od sieci albo zabezpieczona przed nadpisaniem.
• Nikt nie dostaje alertów - backup przestał działać pół roku temu, a firma dowiaduje się o tym w dniu awarii.

Checklista: audyt backupu w 60 minut

Zablokuj godzinę w kalendarzu i przejdź cztery kroki.

Minuty 0-15: spisz, co masz

Wypisz systemy i miejsca z listy powyżej. Przy każdym zanotuj: gdzie leżą dane, kto odpowiada i czy istnieje jakakolwiek kopia.

Minuty 15-30: sprawdź, jak kopia działa

Jak często się wykonuje? Dokąd trafia? Ile wersji wstecz istnieje? Czy ktoś dostaje powiadomienie, gdy kopia się nie wykona? Każde „nie wiem" zapisuj - to gotowa lista zadań.

Minuty 30-45: test odtworzenia

Najważniejszy kwadrans całego audytu. Wybierz jeden plik i jedną fakturę z zeszłego miesiąca i spróbuj odzyskać je z kopii na czystym komputerze. Zmierz czas. Jeśli się nie uda, właśnie oszczędziłeś sobie katastrofy - dowiadujesz się dziś, a nie po awarii.

Minuty 45-60: spisz braki i przypisz właścicieli

Każda dziura dostaje osobę i termin. Do kalendarza wpisz też powtórkę testu odtworzenia co kwartał.

Kopie zapasowe to jeden z obszarów, o które pyta audytor przy NIS2. Jeśli takich obszarów jest u Ciebie kilkanaście, pomaga zarządzanie zgodnością NIS2 w jednym rejestrze zamiast w folderach i mailach.

Czego wymagać od dostawcy strony lub aplikacji?

Za backup sklepu, strony czy dedykowanego systemu odpowiada zwykle wykonawca albo firma utrzymująca. Wymagaj trzech rzeczy na piśmie: automatycznej kopii co noc, przechowywanej poza serwerem aplikacji, regularnego testu odtwarzania oraz jasnej informacji, kto i w jakim czasie reaguje po awarii. To pytanie numer jeden z naszej listy 10 pytań o bezpieczeństwo aplikacji. Jeśli aplikacja przetwarza dane osobowe, kopie i ich szyfrowanie to także element RODO - pomoże Ci nasza checklista RODO w aplikacji. W Exmoor Software backup, monitoring i aktualizacje są stałą częścią utrzymania aplikacji po wdrożeniu - w ramach abonamentu serwisowego od 500 zł/mies., którego szczegóły znajdziesz w cenniku.

Godzina, która może uratować firmę

Ten audyt nie wymaga budżetu ani wiedzy technicznej - tylko godziny i odwagi, żeby sprawdzić, czy „mamy backup" jest prawdą, a nie życzeniem. Jeśli z audytu wyjdzie lista braków wokół Twojej strony lub aplikacji, pomożemy ją zamknąć. Opisz swoją sytuację w kalkulatorze wyceny - wstępny przedział cenowy zobaczysz od ręki, pierwszą odpowiedź dostaniesz w ciągu 24h, a wiążącą wycenę przygotujemy po krótkiej rozmowie.