Backup danych w firmie: 60-minutowy audyt kopii zapasowych

„Mamy backup" - to zdanie pada w prawie każdej firmie, gdy rozmowa schodzi na dane. Ale kiedy ostatnio ktoś u Ciebie próbował coś z tej kopii odzyskać? Jeśli odpowiedź brzmi „nigdy", nie masz zabezpieczenia, tylko nadzieję. Backup danych w firmie sprawdza się w najgorszym możliwym momencie: po awarii dysku, ataku ransomware albo pomyłce pracownika, który nadpisał ważny plik. Dobra wiadomość: uczciwy audyt kopii zapasowych zrobisz sam, w 60 minut, bez informatyka na etacie. Poniżej dokładny plan, minuta po minucie.

Zasada 3-2-1, czyli backup danych w firmie po ludzku

Cała teoria kopii zapasowych mieści się w jednej regule. Zasada 3-2-1 mówi: trzymaj trzy kopie danych (oryginał i dwie kopie), na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna poza firmą. Po co to rozproszenie? Bo każde pojedyncze miejsce może zawieść: dysk pada, laptop ginie, biuro można zalać, a konto w chmurze przejąć. Typowy scenariusz, który działa: faktury leżą na komputerze księgowej (kopia pierwsza), co noc automatycznie kopiują się na firmowy dysk sieciowy (druga, na innym nośniku), a raz dziennie zaszyfrowana kopia trafia do chmury (trzecia, poza firmą). Jedno zdarzenie - pożar, kradzież, wirus - nie zabiera wtedy wszystkiego naraz.

Co objąć kopią? Miejsca, o których firmy zapominają

Backup to nie tylko folder „Dokumenty". Przejdź po liście i przy każdym punkcie odpowiedz na dwa pytania: gdzie to jest i kto robi kopię?

• Księgowość - baza programu księgowego, faktury, JPK, umowy.
• CRM i system zleceń - historia klientów to często najcenniejsze dane w firmie.
• Dyski wspólne - Google Drive czy OneDrive synchronizują pliki, ale nie chronią przed skasowaniem ani nadpisaniem - potrzebna jest osobna kopia z historią wersji.
• Skrzynki e-mail - ustalenia z klientami bywają warte tyle, co umowy.
• Strona www i aplikacja - pliki, baza danych i konfiguracja serwera.
• Hasła i licencje - bez nich odtwarzanie reszty potrwa tygodnie.

Cztery typowe dziury w firmowych backupach

Te schematy powtarzają się niezależnie od branży:

• Kopia na tym samym dysku co oryginał - jedna awaria zabiera oba naraz.
• Brak wersji - nowa kopia nadpisuje starą, więc błąd zauważony po tygodniu siedzi już we wszystkich kopiach. Trzymaj wersje sprzed kilku dni i tygodni.
• Ransomware szyfruje też backup - jeśli kopia wisi jako zwykły dysk sieciowy, atak zaszyfruje ją razem z resztą. Przynajmniej jedna kopia musi być odłączona od sieci albo zabezpieczona przed nadpisaniem.
• Nikt nie dostaje alertów - backup przestał działać pół roku temu, a firma dowiaduje się o tym w dniu awarii.

Checklista: audyt backupu w 60 minut

Zablokuj godzinę w kalendarzu i przejdź cztery kroki.

Minuty 0-15: spisz, co masz

Wypisz systemy i miejsca z listy powyżej. Przy każdym zanotuj: gdzie leżą dane, kto odpowiada i czy istnieje jakakolwiek kopia.

Minuty 15-30: sprawdź, jak kopia działa

Jak często się wykonuje? Dokąd trafia? Ile wersji wstecz istnieje? Czy ktoś dostaje powiadomienie, gdy kopia się nie wykona? Każde „nie wiem" zapisuj - to gotowa lista zadań.

Minuty 30-45: test odtworzenia

Najważniejszy kwadrans całego audytu. Wybierz jeden plik i jedną fakturę z zeszłego miesiąca i spróbuj odzyskać je z kopii na czystym komputerze. Zmierz czas. Jeśli się nie uda, właśnie oszczędziłeś sobie katastrofy - dowiadujesz się dziś, a nie po awarii.

Minuty 45-60: spisz braki i przypisz właścicieli

Każda dziura dostaje osobę i termin. Do kalendarza wpisz też powtórkę testu odtworzenia co kwartał.

Czego wymagać od dostawcy strony lub aplikacji?

Za backup sklepu, strony czy dedykowanego systemu odpowiada zwykle wykonawca albo firma utrzymująca. Wymagaj trzech rzeczy na piśmie: automatycznej kopii co noc, przechowywanej poza serwerem aplikacji, regularnego testu odtwarzania oraz jasnej informacji, kto i w jakim czasie reaguje po awarii. To pytanie numer jeden z naszej listy 10 pytań o bezpieczeństwo aplikacji. Jeśli aplikacja przetwarza dane osobowe, kopie i ich szyfrowanie to także element RODO - pomoże Ci nasza checklista RODO w aplikacji. W Exmoor Software backup, monitoring i aktualizacje są stałą częścią utrzymania aplikacji po wdrożeniu - w ramach abonamentu serwisowego od 500 zł/mies., którego szczegóły znajdziesz w cenniku.

Godzina, która może uratować firmę

Ten audyt nie wymaga budżetu ani wiedzy technicznej - tylko godziny i odwagi, żeby sprawdzić, czy „mamy backup" jest prawdą, a nie życzeniem. Jeśli z audytu wyjdzie lista braków wokół Twojej strony lub aplikacji, pomożemy ją zamknąć. Opisz swoją sytuację w kalkulatorze wyceny - wstępny przedział cenowy zobaczysz od ręki, pierwszą odpowiedź dostaniesz w ciągu 24h, a wiążącą wycenę przygotujemy po krótkiej rozmowie.