Klienci płacą po terminie? Ustaw automatyczne przypomnienia o płatnościach

Gonienie faktur to najbardziej niewdzięczna praca w firmie. Wysyłasz maila, czekasz, w końcu dzwonisz - z nieprzyjemnym poczuciem, że psujesz relację, na którą pracowałeś miesiącami. Tymczasem większość przeterminowanych faktur to nie zła wola, tylko zapomnienie: dokument utonął w skrzynce albo czeka na czyjąś akceptację. Dlatego automatyczne przypomnienia o płatnościach działają tak dobrze - system pamięta za wszystkich i przypomina bez emocji. Poniżej gotowa sekwencja trzech wiadomości z szablonami do skopiowania oraz trzy sposoby wdrożenia: od programu do faktur po własny system.

Dlaczego automatyczne przypomnienia o płatnościach działają?

Z trzech powodów. Po pierwsze, konsekwencja: system nie ma gorszego tygodnia i żadna faktura mu nie umknie. Po drugie, brak emocji: klient dostaje uprzejmą, standardową wiadomość, a Ty nie musisz wykonywać niezręcznego telefonu. Po trzecie, tempo: często wystarczy przypomnienie wysłane jeszcze przed terminem, żeby przelew wyszedł na czas. To jedna z tych zmian, które opisywaliśmy w tekście o automatyzacji procesów w małej firmie: godzina konfiguracji, a efekt widać w przepływie gotówki co miesiąc.

Sekwencja 3 przypomnień - gotowe szablony

Zasada jest prosta: uprzejmy konkret. Bez straszenia i bez przepraszania, że w ogóle śmiesz przypominać. Pola w nawiasach system podstawia automatycznie.

Przypomnienie 1: trzy dni przed terminem

„Dzień dobry, uprzejmie przypominamy, że [data] mija termin płatności faktury [numer] na kwotę [kwota]. Jeśli przelew już wyszedł, prosimy zignorować tę wiadomość. W razie pytań do faktury jesteśmy do dyspozycji." To najskuteczniejsza wiadomość z całej sekwencji - łapie faktury, zanim w ogóle staną się problemem.

Przypomnienie 2: trzy dni po terminie

„Dzień dobry, według naszych danych faktura [numer] z terminem płatności [data] pozostaje nieopłacona. Prosimy o uregulowanie należności w ciągu 3 dni roboczych. Jeśli płatność została już wykonana, prosimy o krótką informację - sprawdzimy księgowanie." Wciąż zakładasz dobrą wolę i zostawiasz klientowi wyjście z twarzą.

Przypomnienie 3: czternaście dni po terminie

„Dzień dobry, faktura [numer] pozostaje nieopłacona mimo wcześniejszych przypomnień. Prosimy o płatność do [data]. Po tym terminie będziemy zmuszeni wstrzymać realizację bieżących zleceń i naliczyć odsetki ustawowe. W razie przejściowych trudności prosimy o kontakt - ustalimy harmonogram spłaty." Ważne: zapowiadaj tylko te kroki, które naprawdę wykonasz.

Najszybsza droga: włącz przypomnienia w programie do faktur

Popularne polskie programy - Fakturownia, wFirma, iFirma - mają taką funkcję wbudowaną. Konfiguracja sprowadza się do czterech kroków:

• włącz moduł przypomnień (czasem nazywany windykacją),
• ustaw harmonogram, np. 3 dni przed terminem oraz 3 i 14 dni po nim,
• podmień domyślne szablony na własne - choćby te powyżej,
• wyłącz automat dla klientów, których rozliczasz indywidualnie.

Pół godziny pracy, zero dodatkowych kosztów ponad abonament, który już płacisz. Dla większości firm to w zupełności wystarczy.

Nietypowe przypadki: scenariusz w Make

Wbudowany automat przestaje wystarczać, gdy faktury powstają w kilku miejscach, rozliczasz projekty etapami albo przypomnienie ma zależeć od czegoś więcej niż data. Wtedy budujesz scenariusz w Make: co rano pobiera listę nieopłaconych faktur, filtruje ją według Twoich reguł, wysyła wiadomość z właściwego szablonu i odnotowuje wysyłkę. Pułapka: statusy muszą być aktualne. Jeśli „zapłacone" nie wraca do źródła na czas, przypomnisz się klientowi, który zapłacił wczoraj - a to kosztuje więcej niż brak przypomnienia. Podobne przepisy zebraliśmy w tekście o 5 automatyzacjach do wdrożenia w jeden dzień.

Kiedy przypomnienia powinien wysyłać Twój własny system?

Wtedy, gdy płatność jest częścią większego procesu. System obsługi zleceń widzi, że faktura za pierwszy etap jest nieopłacona, więc wstrzymuje start drugiego i daje znać opiekunowi klienta. Historia przypomnień zapisuje się w kartotece, a po drugim monicie sprawę przejmuje człowiek. Takie sprzężenie wymaga integracji z księgowością i zwykle jest częścią dedykowanego systemu - budujemy takie w ramach usługi tworzenia oprogramowania.

Zacznij od włączenia przypomnień w programie do faktur - to pół godziny, które co miesiąc zwraca się w gotówce. A jeśli chcesz, żeby płatności, zlecenia i klienci spotkali się w jednym systemie, policz taki projekt w naszym kalkulatorze wyceny: wstępny przedział cenowy zobaczysz od ręki, pierwszą odpowiedź od człowieka dostaniesz w ciągu 24h, a wiążącą wycenę przygotujemy po krótkiej rozmowie.