Portfolio
Przykłady wdrożeń i case studies
Wybrane systemy, które budujemy dla firm z różnych branż: wyzwanie, rozwiązanie, mierzalne rezultaty i ekrany z aplikacji.
To przykładowe projekty obrazujące zakres i nasze podejście.
- 11
- case studies
- 8 lat
- na rynku
- Zdalnie
- w całej Polsce
Logistyka
Platforma zarządzania logistyką
Firma transportowa
Wyzwanie
Trasy były planowane ręcznie przez dyspozytorów, a dane o zleceniach, pojazdach i kierowcach pozostawały rozproszone między arkuszami i kilkoma systemami. Raporty docierały do zarządu z opóźnieniem, więc decyzje zapadały na podstawie nieaktualnych informacji. Skutkiem były puste przebiegi, opóźnione dostawy i trudne do skontrolowania koszty operacyjne.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy webową platformę, która gromadzi dane o zleceniach, flocie i kierowcach w jednym miejscu i wspiera dyspozytorów w planowaniu tras. Integracje w czasie rzeczywistym oraz mapy pozwalają układać trasy szybciej i z mniejszą liczbą pomyłek, a dashboard KPI daje zarządowi bieżący obraz kosztów i terminowości. Rozwiązanie jest skalowalne, więc rośnie razem z flotą i liczbą obsługiwanych zleceń.
Rezultaty
- Skrócenie czasu przygotowania i przetwarzania zlecenia o ok. 25-35% dzięki automatyzacji planowania
- Ograniczenie pustych przebiegów i lepsze wykorzystanie floty, co przekłada się na niższe koszty paliwa i kilometrówki (rzędu kilku do kilkunastu procent w tym obszarze)
- Bieżący wgląd w KPI dla dyspozytorów i zarządu zamiast raportowania z opóźnieniem
- Mniej błędów w planowaniu tras i mniej ręcznych korekt po stronie dyspozytorów
Technologie
„Platforma znacząco poprawiła efektywność naszych operacji logistycznych. Czas realizacji zamówień skrócił się o ponad połowę.”
Marketing
System CRM dla agencji marketingowej
Agencja kreatywna
Wyzwanie
Agencja prowadziła klientów, projekty i fakturowanie w rozproszonych narzędziach i arkuszach, bez jednego miejsca z aktualnym stanem współpracy. Informacje gubiły się między osobami, a przygotowanie faktury wymagało ręcznego zbierania danych z kilku źródeł. To spowalniało rozliczenia i utrudniało kontrolę nad statusem projektów.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy dedykowany system CRM łączący kartoteki klientów, zarządzanie projektami, fakturowanie i raportowanie w jednym narzędziu. Dane wprowadzane raz są dostępne dla całego zespołu, a faktury powstają na podstawie informacji z projektów, bez przepisywania ich ręcznie. Dzięki temu agencja ma bieżący wgląd w status współpracy i szybciej domyka rozliczenia.
Rezultaty
- Krótszy czas wystawiania faktur i mniej ręcznego przepisywania danych, w praktyce ograniczenie ok. 30-50%
- Mniej powtarzalnej pracy administracyjnej dzięki częściowej automatyzacji fakturowania
- Uporządkowana historia współpracy z każdym klientem w jednym miejscu
- Lepszy obieg informacji w zespole i czytelniejsza kontrola nad statusem projektów
Technologie
„CRM od Exmoor zmienił sposób, w jaki pracujemy. Wszystko jest w jednym miejscu, a oszczędność czasu jest ogromna.”
Food delivery
Platforma do zamawiania jedzenia w Szczecinie
Lokalny operator gastronomiczny
Wyzwanie
Restauracje w Szczecinie przyjmowały zamówienia głównie telefonicznie, co zajmowało czas obsługi i prowadziło do pomyłek przy spisywaniu zamówień. Nie miały wspólnego kanału sprzedaży online, który pozwoliłby docierać do klientów z całego miasta. Potrzebne było jedno miejsce, w którym mieszkańcy mogą szybko złożyć zamówienie, a lokale ograniczyć ręczną obsługę telefonu.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy platformę webową, która łączy oferty wielu lokali w jednym katalogu z koszykiem i zamawianiem online. Klient widzi dostępność i status swojego zamówienia oraz dostaje powiadomienia o jego realizacji, a restaurator zarządza menu, dostępnością i zamówieniami z własnego panelu. Dzięki temu część ruchu telefonicznego przenosi się do internetu, a zamówienia trafiają do lokali w uporządkowanej formie.
Rezultaty
- Część zamówień przeniesiona z telefonu do kanału online, co ogranicza pomyłki przy ręcznym spisywaniu (efekt zależny od profilu klientów lokalu)
- Złożenie zamówienia online zajmuje klientowi zwykle ok. 2-3 minut
- Zamówienia z wielu restauracji obsługiwane w jednym panelu, bez przełączania się między rozproszonymi kanałami
- Lokale samodzielnie aktualizują ofertę i dostępność w panelu, co odciąża operatora od ręcznych zmian
Technologie
„Platforma uporządkowała zamówienia i dała restauracjom prosty sposób na sprzedaż online bez rozbudowanej infrastruktury po ich stronie.”
Edukacja i opieka
System do zarządzania żłobkiem
Prywatna placówka opiekuńcza
Wyzwanie
Placówka prowadziła ewidencję obecności, rozliczenia z rodzicami i bieżącą komunikację w kilku osobnych narzędziach, które nie wymieniały między sobą danych. Administracja traciła czas na ręczne przepisywanie informacji, a rozbieżności między arkuszami prowadziły do pomyłek w naliczaniu opłat. Brakowało jednego miejsca z aktualnym obrazem obecności dzieci i stanu rozliczeń.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy dedykowany system łączący karty dzieci, ewidencję obecności, moduł rozliczeń oraz powiadomienia dla rodziców w jednym narzędziu. Dane wprowadzane przez opiekunów automatycznie zasilają rozliczenia, dzięki czemu znika ręczne przepisywanie i rozjazdy między arkuszami. Role dla administracji i opiekunów porządkują dostęp do danych, a działanie jako PWA pozwala korzystać z systemu również na telefonie i tablecie.
Rezultaty
- Mniej czasu administracji na powtarzalne zadania, ok. 2-4 godziny tygodniowo dzięki eliminacji ręcznego przepisywania danych
- Mniej błędów w rozliczeniach po przejściu z osobnych arkuszy na jedno spójne źródło danych
- Szybszy dostęp do bieżących informacji o dzieciach i grupach w jednym miejscu
- Bardziej uporządkowana komunikacja z rodzicami dzięki powiadomieniom w systemie
Technologie
„System zastąpił arkusze i wiadomości rozproszone po kilku kanałach. Administracja ma teraz pełny obraz pracy placówki.”
Motoryzacja
System do zarządzania warsztatem samochodowym
Lokalny serwis samochodowy
Wyzwanie
Warsztat prowadził terminy, zlecenia i kontakt z klientami w notatkach, arkuszach i komunikatorach, co utrudniało utrzymanie spójnego obrazu pracy serwisu. Informacje o stanie napraw i historii pojazdów były rozproszone, a mechanicy i obsługa traciły czas na ich odszukiwanie. Klienci często dzwonili z pytaniem o status naprawy, co dodatkowo obciążało zespół.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy aplikację, która łączy planowanie wizyt, obsługę zleceń serwisowych, historię pojazdów i kosztorysy w jednym miejscu. System automatycznie wysyła klientom powiadomienia SMS o statusie naprawy, więc nie muszą dzwonić po informacje. Dzięki temu warsztat pracuje na jednym, aktualnym zbiorze danych zamiast przełączać się między narzędziami.
Rezultaty
- Krótszy czas przyjęcia zlecenia dzięki danym pojazdu i klienta w jednym widoku
- Mniej telefonów o status naprawy dzięki automatycznym powiadomieniom SMS
- Historia pojazdu i wykonanych prac dostępna w kilka sekund
- Czytelniejszy kalendarz stanowisk i lepsze planowanie obłożenia
Technologie
„Największą zmianą jest porządek w zleceniach. Mechanicy i obsługa klienta pracują na tych samych danych.”
Customer experience
System automatyzacji obsługi posprzedażowej
Firma usługowa
Wyzwanie
Po zakończeniu zlecenia kontakt z klientem opierał się na działaniach ręcznych, dlatego prośby o opinię wysyłano nieregularnie i przy części realizacji w ogóle o nich zapominano. W efekcie firma zbierała mniej opinii, niż mogłaby, a sygnały od niezadowolonych klientów docierały z opóźnieniem. Brakowało też jednego miejsca, w którym można było sprawdzić, z kim kontakt już nastąpił, a kto wciąż na niego czeka.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy system, który po zakończeniu usługi automatycznie wysyła do klienta wiadomość SMS i e-mail z linkiem do wystawienia opinii. Każde zgłoszenie ma widoczny status kontaktu, a prosty panel pokazuje na bieżąco, kto odpowiedział i którzy klienci wymagają reakcji. Dzięki temu zbieranie opinii stało się powtarzalnym procesem, który działa bez codziennego pilnowania przez zespół.
Rezultaty
- Wyraźny wzrost liczby zebranych opinii dzięki automatycznej wysyłce prośby po każdej zrealizowanej usłudze
- Znaczne ograniczenie ręcznego kontaktu posprzedażowego (ok. połowy dotychczasowej pracy), bez zawyżania efektu jednorazowej automatyzacji
- Stały, powtarzalny proces proszenia o opinię po zakończeniu usługi, niezależny od pamięci pracowników
- Szybsze wychwytywanie klientów wymagających dodatkowej obsługi dzięki widocznym statusom odpowiedzi
Technologie
„Automatyzacja sprawiła, że proszenie o opinię przestało być zadaniem odkładanym na później. System robi to za zespół w odpowiednim momencie.”
Operacje i magazyn
System do zarządzania magazynem, zleceniami i klientami
Firma produkcyjno-usługowa
Wyzwanie
Stany magazynowe, zlecenia, dane klientów i inwentaryzacje były prowadzone w osobnych miejscach, najczęściej w arkuszach i odrębnych narzędziach. Dane trzeba było ręcznie przepisywać między nimi, więc łatwo było o rozbieżności i pomyłki przy realizacji zamówień. Pracownicy tracili czas na uzgadnianie informacji, a kierownictwo nie miało jednego, aktualnego obrazu sytuacji.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy jeden panel operacyjny, który łączy kartoteki produktów i klientów, zlecenia, ruchy magazynowe oraz proces inwentaryzacji. Dane wprowadza się raz, a zlecenia są powiązane z klientami i dokumentami, dzięki czemu znika ręczne przepisywanie i rozjazd między narzędziami. Cały zespół pracuje na tych samych, bieżących danych w jednym miejscu.
Rezultaty
- Bieżący podgląd stanów magazynowych dla całego zespołu w jednym miejscu, zamiast rozproszonych arkuszy
- Zlecenia powiązane z klientami i dokumentami, co ułatwia odtworzenie historii zamówienia
- Inwentaryzacja i korekty stanów prowadzone bezpośrednio w systemie, bez ręcznego uzgadniania danych
- Mniej rozbieżności wynikających z przepisywania danych między arkuszami a narzędziami
Technologie
„Połączenie magazynu, klientów i zleceń w jednym miejscu ograniczyło liczbę pytań między działami i przyspieszyło obsługę zamówień.”
Gastronomia
System zamówień restauracyjnych z obsługą cateringu
Restauracja z ofertą cateringową
Wyzwanie
Restauracja prowadziła dwa różne typy sprzedaży: zamówienia bieżące z menu oraz większe zlecenia cateringowe na wydarzenia. Te drugie rządzą się innymi zasadami: dłuższymi terminami realizacji, minimalnymi progami wartości i dodatkowymi ustaleniami dotyczącymi dostawy i miejsca odbioru. Obsługa obu kanałów w jeden, ujednolicony sposób prowadziła do nieporozumień przy terminach i zakresie zamówień.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy aplikację zamówieniową z menu restauracyjnym i osobnym modułem cateringowym, który prowadzi klienta przez inny proces niż zamówienie standardowe. Catering ma własną konfigurację terminów odbioru, dodatkowe pola dla wydarzeń oraz informacje logistyczne, a obsługa zarządza wszystkim z jednego panelu. Dzięki temu oba typy zamówień są rozdzielone tam, gdzie to potrzebne, ale prowadzone w jednym systemie.
Rezultaty
- Zamówienia standardowe i cateringowe prowadzone osobnymi ścieżkami, dopasowanymi do różnych terminów i wymagań
- Mniej nieporozumień przy ustalaniu terminu odbioru i zakresu dostawy dzięki dedykowanym polom dla wydarzeń
- Szybsza aktualizacja menu i dostępności dań z poziomu panelu obsługi
- Komplet informacji o zamówieniu cateringowym w jednym miejscu, co ogranicza dodatkowe ustalenia telefoniczne i mailowe
Technologie
„System pozwolił nam przyjmować zamówienia cateringowe w bardziej uporządkowany sposób, bez mieszania ich z codzienną sprzedażą restauracji.”
Produkcja i ERP
System ERP dla grupy produkcyjnej
Grupa produkcyjna
Wyzwanie
Grupa produkcyjna prowadziła produkcję, zamówienia, magazyn i finanse w rozproszonych arkuszach Excel oraz starszym oprogramowaniu, które nie wymieniały się danymi. Te same informacje wprowadzano ręcznie w kilku miejscach, co prowadziło do błędów i opóźnień, a przygotowanie spójnego raportu dla zarządu zajmowało kilka dni. Zarząd nie miał aktualnego, jednolitego obrazu sytuacji firmy.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy zintegrowany system ERP, który łączy w jednym miejscu planowanie produkcji (MRP), gospodarkę magazynową, zamówienia, finanse, obsługę kontrahentów i kontrolę jakości. Dane wprowadza się raz, a system automatycznie udostępnia je wszystkim modułom i pilnuje ich poprawności. Dashboardy z kluczowymi wskaźnikami (KPI) dają zarządowi bieżący wgląd w stan firmy bez ręcznego zestawiania danych.
Rezultaty
- Zarządzanie produkcją, magazynem, zamówieniami i finansami w jednym systemie zamiast w rozproszonych arkuszach i osobnych programach
- Mniej błędów w zamówieniach dzięki automatycznej walidacji danych przy ich wprowadzaniu (głównie literówki i braki w danych; nie zastępuje kontroli merytorycznej)
- Skrócenie czasu przygotowania raportów zarządczych z kilku dni do ok. kilku godzin, bo dane zaciągają się z jednego źródła zamiast ręcznego zestawiania
- Pełna identyfikowalność (traceability) produkcji od surowca po produkt gotowy
Technologie
„ERP od Exmoor połączył wszystkie nasze działy w jeden system. Po raz pierwszy zarząd ma rzeczywisty podgląd na sytuację firmy w czasie rzeczywistym.”
Ochrona zdrowia
Platforma telemedyczna dla sieci klinik
Sieć placówek medycznych
Wyzwanie
Sieć placówek medycznych obsługiwała pacjentów wyłącznie stacjonarnie, co wydłużało kolejki i ograniczało dostęp do lekarza poza godzinami pracy przychodni. Dokumentacja medyczna, recepty i umawianie wizyt były rozproszone między różnymi systemami, a brak jednego, bezpiecznego kanału utrudniał spełnienie wymogów RODO i ochrony danych wrażliwych. Klient potrzebował rozwiązania, które przeniesie część wizyt do kanału zdalnego bez obniżania poziomu obsługi.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy platformę telemedyczną z wideokonsultacjami w jakości HD, elektroniczną dokumentacją pacjenta, e-receptami i e-zwolnieniami oraz kalendarzem wizyt z automatycznymi przypomnieniami SMS i e-mail. Oddzielne panele dla lekarza i pacjenta porządkują przebieg wizyty, a szyfrowanie end-to-end i kontrola dostępu zabezpieczają dane medyczne zgodnie z RODO. Dzięki temu sieć obsługuje część pacjentów zdalnie, odciąża rejestrację i prowadzi pełną dokumentację w jednym miejscu.
Rezultaty
- Uruchomienie dodatkowego kanału konsultacji online, który odciąża grafik wizyt stacjonarnych i zwiększa dostępność lekarzy
- Skrócenie czasu oczekiwania na wizytę dzięki kanałowi zdalnemu (w zależności od specjalizacji ok. 20-35%)
- Mniej nieobecności na umówionych wizytach po wdrożeniu automatycznych przypomnień SMS i e-mail (rzędu ok. 15-25%)
- Dokumentacja medyczna, e-recepty i komunikacja z pacjentem w jednym systemie zgodnym z wymogami RODO i ochrony danych wrażliwych
Technologie
„Platforma zrewolucjonizowała naszą pracę. Lekarze mogą efektywnie konsultować pacjentów zdalnie, a dokumentacja medyczna jest zawsze dostępna i bezpieczna.”
Nieruchomości i IoT
System Smart Building dla biurowca klasy A
Zarządca nieruchomości komercyjnych
Wyzwanie
Zarządca nowoczesnego biurowca klasy A działał na rozproszonych narzędziach: osobno rozliczał media, osobno obsługiwał kontrolę dostępu, a stan instalacji HVAC i oświetlenia znał dopiero po fakcie z odczytów. Brakowało jednego miejsca, w którym można na bieżąco zobaczyć zużycie energii, obłożenie sal i sygnały o awariach. Utrudniało to ograniczanie kosztów eksploatacji i przygotowanie wiarygodnych raportów dla inwestorów.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy platformę IoT, która spina monitoring mediów, kontrolę dostępu NFC, automatykę budynku (HVAC, oświetlenie, rolety) i rezerwację sal w jednym dashboardzie z danymi w czasie rzeczywistym. Automatyka steruje ogrzewaniem, chłodzeniem i oświetleniem na podstawie rzeczywistego obłożenia i prognoz, a alerty IoT od razu wskazują nieprawidłowości w pracy instalacji. Dane o zużyciu zasilają też gotowe raporty na potrzeby sprawozdawczości ESG.
Rezultaty
- Niższe zużycie energii dzięki sterowaniu HVAC i oświetleniem według rzeczywistego obłożenia, w pierwszych miesiącach zwykle rzędu kilku do kilkunastu procent, zależnie od sezonu, typu budynku i punktu odniesienia
- Lepsze wykorzystanie sal i przestrzeni wspólnych dzięki danym o obłożeniu i rezerwacjach: zarządca widzi, które powierzchnie stoją puste i może je realnie zagospodarować
- Dane do sprawozdawczości ESG zbierane i zestawiane automatycznie z systemu, co skraca i ułatwia ich ręczne przygotowanie (przy zachowaniu weryfikacji odczytów)
- Szybsze wykrywanie usterek: alerty IoT skracają czas od wystąpienia awarii do jej zauważenia, co pozwala uruchomić reakcję serwisu wcześniej (faktyczny czas naprawy zależy od umowy SLA)
Technologie
„System Smart Building to game-changer. Mamy pełną kontrolę nad budynkiem i realne oszczędności na mediach. Najemnicy doceniają nowoczesne funkcje.”
Działajmy
Masz podobny projekt?
Opowiedz nam o swoim wyzwaniu - orientacyjny koszt poznasz od ręki, a my odzywamy się w 24h.