5 prostych automatyzacji w firmie, które wdrożysz w jeden dzień (bez programisty)

Policz, ile razy dzisiaj ktoś w Twojej firmie przekleił dane z maila do Excela, a z Excela do programu do faktur. Każde takie przeklejenie to kilka minut pracy i błąd, który tylko czeka na okazję. Dobra wiadomość: proste automatyzacje w firmie wdrożysz samodzielnie, bez programisty i bez dużego budżetu. Oto 5 gotowych przepisów - każdy z narzędziem, krokami, czasem wdrożenia, orientacyjnym kosztem i pułapką, na którą trzeba uważać.

Proste automatyzacje w firmie: czym są i ile kosztują?

Mowa o narzędziach takich jak Make i Zapier. Łączą one aplikacje, których już używasz: skrzynkę pocztową, arkusze Google, formularze, komunikator zespołu i dysk w chmurze. Ustawiasz regułę „gdy stanie się A, zrób B", a scenariusz wykonuje się sam - także w nocy i w weekend. Oba narzędzia mają darmowe plany na start, a płatne przy typowym użyciu w małej firmie kosztują zwykle od kilkudziesięciu do ok. 200 zł miesięcznie. O tym, które procesy automatyzować w pierwszej kolejności, pisaliśmy w tekście o automatyzacji procesów w małej firmie.

5 przepisów: od formularza po nocną kopię zapasową

1. Formularz ze strony trafia do arkusza i daje znać zespołowi

Narzędzie: Zapier lub Make. Kroki: nowy wpis z formularza zapisuje się jako wiersz w arkuszu Google, a Ty dostajesz e-mail albo wiadomość na komunikatorze. Czas wdrożenia: ok. 1-2 godziny. Koszt: zwykle wystarczy plan darmowy. Pułapka: scenariusz rozpoznaje pola formularza po nazwach - gdy ktoś zmieni formularz, automatyzacja po cichu przestaje działać. Po każdej zmianie wyślij zgłoszenie testowe.

2. Faktura kosztowa z maila ląduje w folderze księgowej

Narzędzie: Make. Kroki: filtr wyłapuje na skrzynce maile z załącznikiem PDF i słowem „faktura", zapisuje plik w folderze bieżącego miesiąca na dysku w chmurze i przekazuje wiadomość księgowej. Czas: ok. 2-3 godziny. Koszt: rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Pułapka: nie każdy PDF to faktura. Bez dobrych filtrów do folderu trafią też oferty i regulaminy - i księgowa szybko przestanie mu ufać.

3. Nowy lead wywołuje alert na telefonie w 60 sekund

Narzędzie: Zapier lub Make plus komunikator albo bramka SMS. Kroki: zapytanie z formularza lub skrzynki ofertowej od razu trafia jako powiadomienie do handlowca i dopisuje się do listy leadów. Czas: ok. 1-2 godziny. Koszt: plan darmowy albo koszt SMS-ów. Pułapka: alert, za który nikt nie odpowiada, to tylko hałas. Ustal, kto reaguje i w jakim czasie - klient, który pyta u Ciebie, zwykle pyta też u konkurencji.

4. Nowa opinia w Google uruchamia powiadomienie zespołu

Narzędzie: Zapier połączony z profilem firmy w Google. Kroki: każda nowa opinia trafia na kanał zespołu albo na e-mail. Czas: ok. 1 godzina. Koszt: plan darmowy. Pułapka: powiadomienie to jeszcze nie odpowiedź. Ustalcie zasadę: na każdą opinię, zwłaszcza krytyczną, odpowiadacie w ciągu doby - przyszli klienci czytają odpowiedzi uważniej niż oceny.

5. Kluczowe arkusze kopiują się same co noc

Narzędzie: Make z harmonogramem. Kroki: scenariusz co noc kopiuje najważniejsze pliki - cennik, grafik, bazę klientów - na drugi, niezależny dysk w chmurze. Czas: ok. 1-2 godziny. Koszt: kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Pułapka: kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, to nadzieja, a nie zabezpieczenie. Raz na kwartał spróbuj przywrócić jeden plik i sprawdź, czy niczego nie brakuje.

Sygnały, że klocki przestają wystarczać

Powyższe przepisy usuwają pojedyncze uciążliwości i to jest ich właściwa rola. Są jednak sygnały, że firma potrzebuje już czegoś spójnego:

• Scenariuszy zrobiło się kilkanaście i nikt już nie pamięta, który za co odpowiada ani co się stanie, gdy któryś padnie.
• Dane rozjeżdżają się między arkuszami - w dwóch miejscach są dwie różne „prawdy". To moment, w którym firmy przechodzą z Excela na własny system.
• Automatyzacja ma dotknąć księgowości, magazynu albo ERP - a to już integracja systemów, nie klocek do samodzielnego złożenia.
• Błąd scenariusza kosztuje realne pieniądze - przy fakturach i zamówieniach potrzebujesz rozwiązania, za które ktoś bierze odpowiedzialność.

W takiej sytuacji zamiast dokładać kolejne klocki, lepiej zbudować stabilny rdzeń, który trzyma dane w jednym miejscu - tak projektujemy systemy w ramach usługi tworzenia oprogramowania.

Od czego zacząć w poniedziałek?

Wybierz jeden przepis - najlepiej ten, który dziś boli najbardziej - i wdróż go do końca dnia. Za tydzień dołóż kolejny. A jeśli czujesz, że Twoja firma potrzebuje już czegoś więcej niż klocków, sprawdź nasz kalkulator wyceny: wstępny przedział cenowy zobaczysz od ręki, pierwszą odpowiedź od człowieka dostaniesz w ciągu 24h, a wiążącą wycenę przygotujemy po krótkiej rozmowie o Twoich procesach.